Списание первичных бухгалтерских документов

Финансовая деятельность организаций предполагает формирование первичной документации: счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения, ведомости распределения, пр. Сроки ее хранения, определенные законодательно, различны. По истечению необходимого периода проводят списание первичных бухгалтерских документов, позволяющее упорядочить дела в базе предприятия. При этом важно соблюдать процедурные особенности процесса и отобрать только те материалы, которые допустимо изъять из документооборота в данный момент.

Зачем списывать документы

Скопление финансовой отчетности с истекшим периодом хранения затрудняет систематизацию документной базы. Регулярно проводить перегруппировку подобных материалов трудоемко и нецелесообразно. Грамотное списание первичных бухгалтерских документов необходимо выполнять, чтобы достичь целей:

• упорядочивание документооборота, уменьшение количества хранимых отчетных бланков;
• облегчение процесса поиска данных;
• структуризация финансовой документации;
• снижение материально-правовых рисков.

Нарушать установленный период обязательного хранения, который для разных форм различен, незаконно

Случайно изъятый бланк – причина правового нарушения

Поэтому списание первичных бухгалтерских документов необходимо производить после экспертной оценки и в строгом соответствии регулирующей законодательной базе. Так же при списании должен быть составлен акт о выделении документов к уничтожению.

Когда можно уничтожать первичную бухгалтерскую отчетность

Составление акта списания обеспечивает юридическую легальность выполняемой процедуры. Его оформление необходимо осуществлять, руководствуясь нормами делопроизводства, и включить реквизиты списываемых ведомостей, счетов-фактур. Вписывать данные всех подобных платежных форм не обязательно. Достаточно указать количество однородных материалов. Однако при этом на предприятии должны быть разработаны правила, по которым различную отчетность можно отнести к указанным категориям.

Обращайтесь к профессионалам

Наши сотрудники успешно оказывают полный комплекс архивных услуг, включая этапное списание первичных бухгалтерских документов. Поможем отобрать подлежащую уничтожению документацию, грамотно организовать процедуру и утилизировать материалы. Проводим скрупулезную экспертизу, позволяющую избежать изъятия важной актуальной финансовой отчетности. Гарантируем конфиденциальность данных, полное соответствие составляемых актов об уничтожении действующим государственным нормативам